关于印发《中国药科大学外事接待管理办法》的通知

关于印发《中国药科大学外事接待管理办法》的通知

药大外〔2016〕157号           

各部门、单位：

为进一步规范外事接待工作，经学校研究，现将《中国药科大学外事接待管理办法》印发给你们，请遵照执行。

特此通知

中国药科大学    

2016年5月31日

中国药科大学外事接待管理办法

第一章   总  则

第一条  为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、务实节俭的原则。

第三条  外事接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际交流合作处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各二级单位负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第二章  外事接待工作程序

第四条  邀请外宾来访应结合各单位教学、科研工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第五条  外宾来访前应要求对方明确来访目的、 访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。

第六条  各单位应明确分管国际交流事务的领导，并指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，填写《中国药科大学国(境)外来访信息表》（见附件1），并报国际交流合作处备案。必要时，应当报国际交流合作处审核批准。

第七条  参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装。

第八条  接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前 1 个月报国际交流合作处和校长办公室审核。

第九条  各类会见、仪式等接待活动一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动，接待单位应提前2周将接待计划报国际交流合作处审核，由国际交流合作处报党委办公室、校长办公室邀请学校领导出席。有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见：(一)外国政府和国际组织重要官员；(二)国外大学校级领导；(三)国际知名专家学者；(四)曾向学校提供重要捐赠的人员和单位代表；(五) 国际知名研究机构和公司高层管理人员及研究人员；(六)对学校有特殊贡献的人员；(七)校际合作签字仪式；(八)在学校举办的国际会议的开、闭幕式活动；(九)重要捐赠仪式。

第十条  外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后一个月内，接待单位须向国际交流合作处提交接待工作总结（包括接待人员、洽谈主要内容、照片等）。

第十一条  遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应立即报告党委宣传部酌情处理。

第十二条  国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。

第十三条  接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十四条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密 规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。

第三章   经费管理

第十五条  国际交流合作处负责外事接待专项经费预算， 用于学校外事接待开支。各单位组织的外事接待费由组织单位解决。外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等，外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费（有教学任务及专项科研合作计划项目的预算情况除外）。

第十六条  接待单位应从严、从紧控制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接待费用。报销时填写《中国药科大学外事接待报销单》（见附件2）。

第十七条  外事接待宴请应严格控制， 外宾接待费用开支范围主要包括宴请和赠礼，应按照以下办法执行：（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，应以工作餐为主。外宾日常伙食（含酒水、饮料）标准：国家元首政府首脑级每人每天600元；副总统和正副议长每人每天550元；正副部长每人每天500元；其他人员每人每天300元。（二）外宾在华期间宴请不得超过2次，学校已安排宴请的， 二级单位则不再安排。（三）宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控， 选择合适的陪餐人员。接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外事活动，我方参加宴请人数应当按照礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排； 外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在 1:2 以内安排。（四）宴请外宾的费用标准：司局级及以下人员出面举办的宴请每人每次300元；冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。（五）接待工作人员在接待活动期间确因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次50元。

第十八条  外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。副部长级及以上人员、合作院校校长、副校长率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆；司局级及以下人员、院系负责人及教授率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不得超过四星级。外宾住房标准：副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间或单间。

第十九条  外事接待车辆使用应该在保证安全和舒适的同时合理安排，优先考虑集中乘车。外宾需在境内赴其他城市访问时，应按照级别乘坐相应等级的交通工具，副部长级及以上外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席 （含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧），其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席 （含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。

确因工作需要并经接待单位领导批准，外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位，原则上按随行不超过1人来安排。

第二十条  对外赠礼按照以下办法执行：

（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品、朴素大方，不求奢华。（二）赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，其他单位不再赠礼。如外方赠礼，则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。（三）对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准。外宾为国家元首或政府首脑的，每人每次礼品不得超过1000元；外宾方为正、副部长级（含校级）人员的，每人每次礼品不得超过400元；我方或外宾方为司局级 （含学校中层）人员的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员可以视情况赠送小纪念品。（四）对访问学校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者，确有必要的，可按照正、副部长级别（含校级）人员标准执行。

第二十一条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有 关人员责任：（一）擅自提高接待开支标准的；（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的； （三）使用虚假发票报销接待费用的； （四）其他违反本办法的行为。

第四章   附   则

第二十二条  港澳台地区来宾接待参照本办法执行。 其他未尽事宜，视具体情况处理。

第二十三条  本办法由国际交流合作处与计财处负责解释。 本办法自发布之日起执行。

附件：中国药科大学国(境)外来访信息表.docx

                  中国药科大学外事接待报销单.docx

附件1：

《中国药科大学国(境)外来访信息表》

 注：

1.请附院部系、部门与来访者或来访者单位的合作情况；

2.如来访人员超过三人请另附名单。

附件2：

中国药科大学外事接待报销单